عملیات ثبت‌نام و اعزام معتمرین عزیز طی دو مرحله انجام می شود. مرحله اول اعزام ها از نیمه دوم ماه صفر از اول دی ماه 92 تا دهه سوم جمالی الاول برابر با 7 فروردین 93 است. مرحله دوم نیز در دهه سوم جمادی‌‌الاول از 8 فروردین 93 تا دهه سوم شعبان برابر با 6 تیرماه 93 انجام می شود.
بنا بر اعلام سازمان حج و زیارت پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف در گروه‌های مرحله اول از 6 آذر ماه 92 به ترتیب در هر استان برابر اطلاعیه‌هایی است که ازسوی هر یک از مدیریت‌های حج و زیارت استان در جراید محلی و استانی اعلام می‌شود. جزئیات گروه‌های مرحله دوم، به همراه ضوابط و شرایط ثبت‌نام مربوطه در بهمن ماه سال جاری برابر اطلاعیه‌های مربوطه اعلام می شود
مشمولین ثبت‌نام و تشرف مرحله اول
دارندگان اولویت‌های 1 تا300 بانک ملت که در ثبت‌نام عمومی سال 1387 شرکت کرده و کارت ثبت‌نامی معتبر در دست دارند و آن دسته از دارندگان قبوض قدیمی بانک ملی ثبت‌نامی تا 5 فروردین 86 که برابر اطلاعیه‌ها و فراخوان سازمان نسبت به تبدیل قبوض مذکور به سپرده‌گذاری جدید اقدام کرده و کارت ثبت‌نامی جدید در دست دارند مشمول اعزام در مرحله اول هستند.
سازمان حج به تمامی مشمولین تشرف درعمره جاری که حداقل طی دو سال اخیر برای تشرف فراخوان شده اما مشرف به این سفر نشده اند توصیه کرده است در سال جاری برای تشرف به گروه‌های اعلامی مراجعه و اقدام به ثبت‌نام کنند. در غیر این صورت سازمان برابر مندرجات پشت کارت ثبت‌نامی برای آنان در آینده تصمیم‌گیری می کند.
تاریخ پذیرش مشمولین تشرف
اسامی و نشانی دفاتر زیارتی مجاز به همراه تاریخ پرواز، گروه قیمتی و هزینه آن و سایر اطلاعات لازم در هر استان توسط دفاتر حج و زیارت استان از دوشنبه 4 آذر آغاز شده و در استان‌های تهران، البرز، قم و قزوین از امروز چهارشنبه 6 آذر و از طریق جراید و رسانه‌های محلی اعلام و تاریخ و نحوه پذیرش متقاضیان نیز برابر زمان‌بندی مربوط هر استان، در دفاتر زیارتی آغاز می شود .
قبل از اعلام رسمی دفاتر خدمات زیارتی در جراید، هیچ یک از این دفاتر مجاز به پذیرش متقاضیان و اخذ مدارک از آنان به هیچ وجه و تحت عناوین ذخیره، لیست انتظار و… نبوده و ثبت‌نام فقط در روز و ساعت اعلام شده از سوی دفتر حج و زیارت استانها با حضور ناظرین مربوط انجام می شود.
سازمان
حج و زیارت تاکید کرده است چنانچه واجدین شرایط در مهلت مقرر (برابر
اطلاعیه استانی دفاتر حج و زیارت) جهت مراجعه واجدین شرایط برای ثبت‌نام و
تکمیل ظرفیت‌های پروازی اقدام ننمایند سازمان حج و زیارت با دعوت از
اولویت‌های بعدی نسبت به تکمیل ظرفیت گروه‌ها اقدام می کند.
نحوه ثبت‌نام و مدارک لازم
تشرف معتمرین با گذرنامه عادی باحداقل 7 ماه اعتبار از تاریخ پرواز گروه و داشتن حداقل 2 صفحه خالی مقابل هم امکان پذیر است؛ دریافت گذرنامه جدید و همچنین پرداخت عوارض خروج از کشور به عهده متقاضی بوده و اخذ گذرنامه انفرادی برای سایر افراد خانواده (فرزندان دختر و پسر که در زمان پرواز 17سال تمام داشته باشند) الزامیست.
بر اساس اطلاعیه سازمان حج و زیارت متقاضی با مراجعه به هریک از دفاتر خدمات زیارتی امکان انتخاب گروه و تاریخ پرواز مورد نظر خود را دارد ازاین رو توصیه شده است افراد واجد شرایط با مراجعه به نزدیکترین دفتر زیارتی (محل سکونت یا کار) نسبت به انتخاب گروه و رزرو جا در ظرفیت خالی گروه ها اقدام کنند.