ساماندهی سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

موفقیت یک پروژه ارتباط مستقیم با کیفیت زیرساخت های اطلاعاتی و ارتباطی آن پروژه دارد. هرچه این زیرساخت بهتر باشد احتمال موفقیت پروژه بیشتر است، بخش اساسی این زیرساخت اطلاعاتی را آرشیو اطلاعات اساسی پروژه تشکیل می دهد. برای تحقق این امر به یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مطابق با ساختار پروژه نیازمندیم به طوری که داده های فعلی پروژه ها را با رعایت سطوح دسترسی و در امنیت بالا به کلیه ذینفعان پروژه ارایه نماید.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به افراد کمک می کند در کمترین زمان ممکن به اطلاعاتی که نیاز دارند دست پیدا کنند.

در مواردی که پروژه ها کوچک و تعداد آن ها محدود باشد ممکن است بتوان از ترکیب نرم افزار مدیریت پروژه MSP با فایل اکسل استفاده نمود اما اگر تعداد پروژه ها یا پیچیدگی آن ها و یا هردو افزایش یابد دیگر این مکانیزم دستی پاسخگوی کار نخواهد بود.

آرشیو اطلاعات و اسناد و دسترسی به ویرایش های مختلف آن در طول حیات پروژه مساله بسیار بسیار مهمی است، همچین در پایان پروژه این اطلاعات کاربردهایی از جنبه مدیریت دانش داشته که می تواند در برآوردها، کاهش خطاها، مشکلات، ریسک ها و بسیاری موارد دیگر کمک کننده باشد.

کار بسیار دشواری است که بفهمیم کدام اطلاعات و اسناد در پروژه کم اهمیت یا بی اهمیت هستند پس پاک شدن یا از بین رفتن بخشی از اطلاعات پروژه می توان خسارت زیادی برای پروژه در بر داشته باشد به عنوان مدیر پروژه ما همیشه به مکانیزمی ساده و کم دردسر برای ذخیره سازی بخش زیادی از اطلاعات پروژه نیاز داریم. دردسر دوم در اغلب پروژه ها محدود کردن دسترسی افراد به آنچه از اطلاعات پروژه به آن ها مربوط است می باشد، که در هر دوی این موارد یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه در قالب نرم افزار مدیریت پروژه می تواند یاریگر مدیران پروژه باشد.

سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه این روزها توسعه های بسیار زیادی داشته اند و امکانات بسیار زیادی را در قالب های متعدد در اختیار تمامی افراد درگیر در فرآیند پروژه از مرحله شکل گیری ایده اجرای یک پروژه تا پایان اجرای آن و یا حتی فراتر قرار می دهد.

منابع روز به روز محدود تر شده و اهمیت به کارگیری درست و دقیق آن دوچندان می گردد.

دلایل گفته شده و بسیاری از دلایل دیگر باعث می شود استفاده از یک نرم افزار کنترل پروژه برای مدیریت بهتر و موثرتر پروژه ها اجنتاب ناپذیر باشد.